Akademik Veri Yönetim Sistemi
Çemberci M. (Yürütücü)
Yükseköğretim Kurumları Destekli Proje, 2016 - 2017
Kurumların kendi kuruluş yasaları gereği yürütmek ile yükümlüğü olan yasal işlemlerin yapılabilmesi söz konusu başvuru formları veya proje dosyaları kurum içinde birimlere, yöneticilere, uzmanlara hatta diğer kurumlara dağıtımı yapılarak incelenmekte ve değerlendirilmektedir. Kurumda bir iş sürecini tetikleyen başvurunun olumlu veya olumsuz olarak karara bağlanmasına ve gereğinin yapılmasına kadar geçen süre başvuru sahibini için bekleme süresi anlamına gelmektedir.Klasik süreç ile alınan projelerin ve başvuruların ve de eklerin defalarca ayrı-ayrı excel gibi ortamlara el ile kayıt edilmesi, eklerinin ve formun defalarca kopyasının çıkarılması, korunması, saklanması, farklı kurumlara insan kaynakları ile dağıtımının yapılması ve alınan tüm değerlendirme sonuçlarının toplanması ve komisyonların yönetilmesi gibi süreçler karmaşık, yorucu ve efektif olmayan şekilde yapılmaktadır.İşlerin bu şekilde yürütüldüğü kurumlarında gerek başvuruların geneline gerekse başvuruların özel bilgilerine ait istatistik ve anlamlı veriler içeren karar destek faydaları üretilememektedir.Özellikle internet teknolojilerinin hayatımızın ayrılmaz bir parçası olduğu günümüzde artık başvuru ve sonuçlanıncaya kadar yürütülen süreç çok daha kısa sürelerde efektif şekilde üstelik tüm anlamlı ham veya nihai verileri otomatik kayıt altına alacak şekilde yürütülebilir.Süreçlerde kazanılan zaman doğrudan doğruya faydalanıcıya yansımaktadır. Süreçlerde işlenen tüm belgelere ait anlamlı idari, mali ve teknik veriler ile performans göstergeleri kuruma doğrudan doğruya fayda sağlamaktadır.Bu tip başvuru ve proje süreçlerindeki sayıların artmasına rağmen personel sayısının kısıtlı olduğu arka ofislerde işin tıkandığı tüm kurumlarda tek ihtiyaç yazılımdır. Keza işini çok daha hızlı ve efektif insan kaynağı ile gerçekleştirmek isteyen kurumlar için de tek ihtiyaç yazılımdır.Eğer var ise başvuruların ve projelerin idari, mali, teknik çıktılarının takip edilmesi ve faaliyet raporlarının üretilmesi de çok basit hale gelmiştir. Eğer tek tek her bir başvuru ve proje destek miktarlarının, harcamalarının, avanslarının, demirbaşlarının kısaca kurum/proje mali kaynaklarının takibi ve raporlanması ihtiyacı var ise. Temelde bu ihtiyaçları karşılamak için proje başvuruları yönetim yazılımları geliştirilmiştir. Başvuru ve projeler idari mali süreçleri ve teknik proje çıktıları ile birlikte faydalanıcı, proje ve yürütücü bazında izlenebilmekte ve raporlanabilmektedir.Projelerin tüm süreçlerinde, gelişen web ve iş süreç teknolojilerinin tüm imkânlarını kullanarak proje yürütücülerinin operasyonel süreç engellerini kaldırmak hedeflenmiştir.Proje desteği denilince akla ilk gelen kurum olan TÜBİTAK, 2006 yılından itibaren “Online Proje Başvuru Sistemini” kullanıma açmıştır. Ayrıca İstanbul Üniversitesi, İstanbul Teknik Üniversitesi, Gaziantep Üniversitesi, Akdeniz Üniversitesi, Ondokuz Mayıs Üniversitesi, Gediz İleri teknoloji Enstitüsü, Süleyman Demirel Üniversitesi gibi birçok üniversite Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) biriminin proje yönetim süreçlerini temin ettikleri bir yazılım aracılığıyla yürütmektedirler.